Organizzatore di eventi e cliente si stringono la mano a conclusione di un briefing aziendale

Ti sei mai chiesto da dove si inizia ad organizzare un evento? Il primo step, fondamentale per organizzare un evento che sia un successo, è pianificare un accurato briefing aziendale con il cliente stesso, in modo da avere un’idea chiara ed esaustiva delle sue esigenze e degli obiettivi che desidera raggiungere.

 

Il significato e la traduzione di Briefing, un termine che è diventata una delle parole più utilizzate in ambito manageriale

Letteralmente, il Briefing, prestito linguistico di origine anglosassone ormai entrato nel comune linguaggio aziendale, significa “riunione” ma in italiano ha assunto il concetto di “riassumere” e “dare istruzioni”. In sostanza, possiamo sintetizzare così il termine briefing: una veloce ed essenziale riunione aziendale interna oppure tra l’azienda e il cliente acquisito e/o potenziale.

Cos’è il briefing?

Notoriamente, è un termine che viene sempre più utilizzato per indicare un incontro fisico oppure attraverso canali di comunicazione online, in cui avviene uno scambio di informazioni, si stabiliscono compiti e si impartiscono ordini operativi.

  • A livello interno di un’azienda, attraverso un briefing si valuta l’andamento lavorativo, si stabiliscono compiti e operatività, si decidono ruoli di partecipazione ad un progetto, si discute sui punti di forza e di debolezza di una strategia… a seconda del tema da trattare, gli argomenti possono essere molto ampi.
  • A livello di incontro tra agenzia di eventi, come nel nostro caso, e committente, il briefing può assumere diversi aspetti che spaziano da un semplice incontro conoscitivo, alla definizione dei punti salienti di un evento, all’analisi di un progetto dopo la sua conclusione.

L’importanza di un briefing aziendale per organizzare un evento di successo

Per quanto riguarda il nostro specifico caso, consideriamo il briefing aziendale per l’organizzazione di un evento, uno step fondamentale da affrontare per iniziare ad occuparci di tutto il progetto creativo, logistico e di pianificazione.

Questo perché nell’ambito dell’organizzazione eventi è indispensabile conoscere a priori le esigenze e gli obiettivi che il cliente desidera raggiungere attraverso le attività di cui ci occuperemo e che, a nostra volta, delegheremo ad eventuali collaboratori.

Dal briefing aziendale all'idea creativa per la realizzazione di un evento: nell'immagine una mano tiene una lampadina disegnata

Come organizzare un briefing produttivo? Innanzitutto è fondamentale mettere a proprio agio il cliente

Organizzare eventi per noi di Koba Group significa primariamente offrire ai propri ospiti un servizio accurato, personalizzato, immersivo ed emozionante.

Siamo convinti che queste sensazioni debbano essere trasmesse soprattutto nella fase più delicata dell’organizzazione eventi, ovvero nel momento in cui l’azienda committente arriva da noi e ci espone le sue esigenze.

Va da sé che organizzare e condurre una riunione che sia efficacie ed esaustiva sotto ogni punto di vista, non è cosa semplice. Il primo passo da compiere è mettere a proprio agio chi decide di affidare a noi l’organizzazione del proprio evento aziendale.

Per farlo abbiamo stilato una personale modalità operativa, che ci consente di capire esattamente le esigenze del nostro interlocutore e, successivamente, riuscire a proporre un’idea creativa ed efficace per la realizzazione del suo progetto.

Le 9 regole di Koba Group per prepararsi ad un briefing aziendale perfetto per l’organizzazione di un evento

  1. Ora: scegliamo accuratamente insieme al cliente un orario di incontro e ci assicuriamo di avere tempo sufficiente da dedicare al briefing anche se dovesse protrarsi più del tempo previsto
  2. Location:
    1. se l’appuntamento viene gestito al di fuori dei rispettivi uffici, ci premuriamo che la location che suggeriamo per il nostro appuntamento sia comodamente raggiungibile anche per il cliente, che offra un servizio di collegamento web, di ristorazione e/o di consumo di bevande e che abbia aree sufficientemente appartate per poter conversare in tutta tranquillità
    2. se l’appuntamento viene gestito all’interno della nostra agenzia di organizzazione eventi, ci assicuriamo che l’ambiente sia tranquillo, dotato di tutti i confort (wi-fi, materiale per prendere appunti, servizio catering per un eventuale coffee break mattutino e pomeridiano oppure una veloce pausa pranzo)
    3. se il briefing viene gestito attraverso Skypecall, verifichiamo che ci sia una buona connessione e che non siano presenti elementi di disturbo intorno a noi
  3. Programma: per evitare di dimenticare di toccare argomenti fondamentali per la perfetta riuscita dell’organizzazione dell’evento, stiliamo un documento di punti essenziali da trattare e di domande da porre al nostro cliente in una scala di priorità.
  4. Coinvolgimento: è importante che al briefing con il committente per l’organizzazione di un evento aziendale partecipino anche le principali figure di riferimento del nostro team creativo e i responsabili dello staff che si occuperanno in seguito del progetto. In questo modo sarà più agevole la delegazione di compiti e si ottimizzeranno i tempi.
  5. Svolgimento: durante il briefing, il nostro compito essenziale è ascoltare, attingere a più dati possibili e, nello stesso momento, aiutare il cliente ad eviscerare esigenze alle quali può non aver pensato.
  6. Relazione: a seguito dell’incontro forniamo al nostro cliente un debriefing con un documento riepilogativo della riunione svolta. In questo modo rimangono ben chiari ad entrambi gli argomenti che sono stati trattati ed una base di partenza per sviluppare il progetto creativo.
  7. Preventivazione: successivamente passiamo alla fase di valutazione dell’evento elaborando il progetto con il nostro team creativo e forniamo al nostro cliente una proposta personalizzata e studiata ad hoc sulla base delle sue esigenze personali, corredata da rendering 2D e 3D realizzati dalla nostra squadra di architetti. I rendering sono uno dei fiori all’occhiello di Koba Group, in quanto forniscono un’idea precisa di ciò che andremo a realizzare.
  8. Feedback: a seguito dell’invio della nostra proposta è importante per noi ricevere un parere positivo o negativo dal cliente, in modo da capire se il progetto è ulteriormente migliorabile e/o incrementabile dal punto di vista dell’offerta.
  9. Organizzazione: a questo punto inizia per noi e per il cliente la parte più emozionante del progetto, la sua realizzazione. Per far sì che ogni dettaglio sia perfetto, le tempistiche e il budget rispettato e per prevenire eventuali intoppi, rimaniamo in costante contatto con il nostro cliente e ci assicuriamo che un membro del nostro staff sia sempre a sua disposizione per eventuali modifiche in corso d’opera.

Un membro dello staff prende appunti su quanto emerge dal briefing aziendale per l'organizzazione di un evento

Importante: le domande fondamentali da porre al cliente durante il briefing aziendale al cliente

Per ottimizzare i tempi, cosa fondamentale quando ci si prepara ad un briefing per l’organizzazione di un evento, troviamo utile anticipare al cliente una serie di domande che possano aiutarci a capire esattamente le sue esigenze e potergli fornire successivamente una proposta di attività e servizi che meglio si prestino a raggiungere i suoi obiettivi.

Se non fosse possibile anticipare un documento da compilare per i più svariati motivi, redigeremo insieme al cliente il questionario direttamente durante il briefing. Per essere il più dettagliato possibile dovrebbe trattare i seguenti argomenti e domande:

  • Chi? La storia dell’azienda – conoscere la sua storia, com’è nata, di cosa si occupa, qual è il core business, a chi si rivolge e le principali informazioni che riguardano l’identità aziendale, è fondamentale per porre le basi per la costruzione di un progetto personalizzato
  • Quando e per quanto? Data o arco temporale dell’eventoimportante per definire tempistiche e tipologia di attività da proporre durante l’evento e la tipologia dello stesso
  • Dove? Location – si ha già a disposizione una location oppure si ha la necessità di valutarne una adatta?
  • Perché? Qual è l’obiettivo dell’evento – lanciare un prodotto, celebrare un anniversario aziendale, ampliare la propria rete commerciale, organizzare una raccolta fondi…
  • Quale? Che tipologia di evento si desidera realizzare – itinerante, inserito in una fiera*, all’interno dell’azienda stessa etc…
  • A chi? Qual è il target di riferimento – corporate, trade, consumer oppure aperto a tutti e il numero stimato di partecipanti
  • Di cosa? Quali servizi sono indispensabili – Le esigenze organizzative possono spaziare dalla semplice fornitura di servizi (disbrigo delle pratiche burocratiche, fornitura del personale, noleggio attrezzature…) all’organizzazione di ogni aspetto dell’evento con la completa direzione, gestione e regia dell’evento.
  • Qual è il budget previsto? Anche se la maggior parte delle volte non è subito quantificabile, è importante sapere un tetto massimo di investimento entro il quale rimanere; al fine di ripartire il costo in una serie di attività che, anche con budget limitati, possano dar vita ad un evento unico.
[*Per approfondire questa tipologia di evento clicca e leggi "Gli allestimenti fieristici per MBE 2019: la sfida di KOBA Group"]

Appunti di un briefing aziendale per l'organizzazione di un evento

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