Come organizzare eventi con il supporto dello staff di Koba Group: nell'immagine una ragazza sorridente

Se sei un Account Manager, un Responsabile di Business Development, un Brand Manager oppure un Responsabile Marketing, prima o poi dovrai confrontarti con una delle attività più complesse che possano capitare in azienda: organizzare un evento. Ma, come organizzare un evento che sia una combinazione perfetta di comunicazione online e offline? Parliamone… 

Come organizzare eventi con il supporto dello staff di Koba Group: nell'immagine una serie di parole legate all'event management

Come organizzare eventi: l’importanza di affidarti ad un’agenzia specializzata

L’organizzazione di un evento, soprattutto se è un incarico che ti è stato affidato ma di cui non sei sufficientemente competente, non è per niente semplice. Le aspettative sono alte, il budget è spesso sottostimato e gli imprevisti sempre dietro l’angolo.

Per poter avere un controllo totale di ogni fase organizzativa, come ad esempio la gestione dei permessi burocratici, la scelta della location e il noleggio degli allestimenti, affidarsi ad un’agenzia è spesso un passaggio fondamentale; considerato anche che, il più delle volte, non è la sola mansione che ti viene richiesta di svolgere.

Nel mare magnum delle agenzie che si occupano di organizzazione eventi aziendali, innanzitutto è importante scegliere una società che offra un’ampia gamma di servizi, capace, di conseguenza, di adattarsi alle tue esigenze e di proporti idee innovative e spunti creativi utili a trasformare l’evento in un progetto di comunicazione a 360°.  

È importante che tu abbia ben chiare le finalità dell’evento aziendale e che le esponga chiaramente all’agenzia che hai scelto per seguirti: il briefing iniziale è indispensabile per determinare le basi su cui poggiare tutto il progetto e costruire insieme e passo per passo ogni attività.

Come organizzare un evento di successo, gli step principali:

  • Definisci lo scopo - creare un evento può avere molteplici obiettivi. Spiega chiaramente cosa desideri comunicare al tuo pubblico, perché la tipologia di evento cambia radicalmente se si tratta di un’attività che ti permette di ampliare la tua rete commerciale oppure presentare un nuovo prodotto. 
  • Scegli il tuo target - capire a chi ti rivolgi è basilare per veicolare al meglio il tuo messaggio e scegliere una linea comunicativa pensata “su misura” per il tuo pubblico. 
  • Stabilisci un budget - uno dei passaggi più cruciali e sottostimati è la parte finanziaria che si desidera mettere a disposizione. In questo un’agenzia di organizzazione eventi può esserti di grande aiuto nel riuscire ad ottimizzare al massimo il dispendio economico, valutando e pianificando preventivamente costi e spese extra. 
  • Valuta la location - ogni evento dovrebbe essere realizzato in una location adeguata all’occasione, all’obiettivo e alla tipologia di partecipanti. Un errore comune, ad esempio, è non pensare a comfort zone nelle quali gli ospiti possano dialogare indisturbati in occasione di un trade event.  
  • Pianifica la comunicazione - la buona riuscita di un evento è data dal 50% dalla sua promozione. Se la tua azienda è anche “social” è importante che, oltre ai classici inviti cartacei oppure tramite mailing list, si preveda una strategia di comunicazione digitale. 
  • Stupisci i tuoi ospiti - un ottimo servizio di catering, una performance a sorpresa, gadget personalizzati, riprese foto e video… sono solo alcuni dei dettagli che possono rendere il tuo evento indimenticabile, ma vanno pianificati e valutati per tempo. 

Come organizzare eventi con il supporto dello staff di Koba Group: nell'immagine due persone analizzano sorridenti un progetto

Perché affidarsi ad un organizzatore eventi?

Scegliere un Event Management a 360°, con competenze che spaziano dalla comunicazione alla logistica, dal copywriting al design, fino alla pianificazione dell’evento in ogni suo aspetto, ti permette di ricevere un costante supporto e una strategia di marketing articolata attraverso un solo team; riducendo, così, tempo e risorse, anche economiche.  

Le principali mansioni dello staff organizzatore di eventi KOBA Group:

  • Elaborazione del concept e pianificazione dell’evento -  dall’idea creativa alla sua realizzazione, lo Staff di KOBA Group ascolta, crea, organizza e risolve, per rendere il tuo evento indimenticabile.  
  • Scelta della location più adatta alle tue esigenze - che si tratti di un tour itinerante, di un meeting aziendale, di una prova prodotto oppure di un road show, solo per farti qualche esempio, valutiamo la location più adatta alle tue esigenze, a quelle dei tuoi ospiti e all’obiettivo del tuo evento. 
  • Valutazione degli allestimenti più idonei - truck espositivi, stand, strutture modulari, arredi e luci… il team di designer e architetti KOBA Group studia e valuta soluzioni che diano forma alle tue idee. 
  • Fornitura di servizi di logistica e trasporto necessari - dal trasporto all’allestimento fino allo smontaggio, organizziamo ogni singola fase dell’evento con la collaborazione di equipe specializzate.  
  • Sviluppo di progetti di comunicazione integrata - dai media tradizionali all’online, pianifichiamo tutte le attività di comunicazione per garantire il successo del tuo evento prima, durante e dopo. 
  • Produzione multimediale attraverso foto e video - un evento è un potente mezzo di comunicazione e che può generare materiale di qualità utile per essere ricordato e condiviso attraverso immagini e filmati. Per questo ci avvaliamo di collaboratori professionali, che sappiano “cogliere l’attimo” e raccontare al meglio la storia della tua azienda. 
  • Proposte di attività di intrattenimento con una forte componente coreografica e scenografica - senza dimenticare l’obiettivo business, l’intrattenimento durante un evento può essere un perfetto “rompighiaccio” ed una piacevole sorpresa per essere ricordati; oltre che un perfetto strumento di team building. Spettacoli con artisti, Flash Mob, Musical… sono solo alcune delle attività che avremo il piacere di presentarti per rendere indimenticabile il tuo evento e stupire i tuoi ospiti. 
  • Progettazione di elementi grafici personalizzati - stampe e decorazioni, ma anche gadget personalizzati, il laboratorio grafico di KOBA Group è in grado di realizzare elementi comunicativi di sicuro impatto. 
  • Fornitura di personale specializzato - hostess e steward, modelle e modelli, promoter, assistant e intrattenitori… il primo biglietto da visita che riceveranno i tuoi ospiti sarà il sorriso e la professionalità dei nostri collaboratori. 
  • Gestione della segreteria operativa  - un evento è principalmente basato su attività rivolte a creare contatti, per questo la gestione della segreteria operativa è un elemento fondamentale per la buona riuscita dello stesso. Dalla gestione operativa del progetto, al coordinamento dell’hospitality, ti assicuriamo che tutto sia sempre… sotto controllo! 

Come organizzare eventi con il supporto dello staff di Koba Group: nell'immagine un meeting aziendale in cui si vedono persone sedute in ascolto e un relatore che parla in piedi su un palco.

Eventi di successo: chi fa cosa

Ovviamente, non tutte le attività devono essere necessariamente affidate ad un’agenzia di organizzazione eventi: puoi scegliere di delegare la pianificazione di ogni singola attività oppure la sola scelta della location più adatta, ad esempio, demandare la gestione del budget per la creazione di campagne digitali, così come incaricare l’agenzia della parte relativa alla fornitura degli allestimenti e della grafica, piuttosto che dell’intrattenimento e del catering.

Quello che ci sentiamo di suggerirti è che ogni attività richiede tempo ed energie, valuta attentamente quello che puoi fare avvalendoti dei tuoi collaboratori in azienda e che cosa invece è bene che sia demandato e a chi: un’agenzia di organizzazione eventi, può concentrarsi totalmente nel progetto.  

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