Una volta stabilito il pubblico al quale rivolgersi (approfondisci su Eventi corporate, trade e consumer: capire le differenti esigenze per ottimizzare i risultati), è importante scegliere una location per eventi che sia in grado di ospitare nel migliore dei modi i partecipanti che si desiderano coinvolgere.

In questo nuovo blog post Koba Group ti aiuta a valutare il luogo migliore dove realizzare il tuo prossimo evento aziendale, fornendoti una serie di suggerimenti attraverso i quali iniziare la tua ricerca.

Locations per eventi: le linee guida per scegliere i luoghi più adatti

Quale tipologia di evento aziendale si desidera organizzare?

Ti è mai capitato di ricercare “locations eventi” sui motori di ricerca? Se la risposta è sì, avrai notato che i risultati sono molteplici e non è certamente cosa facile districarsi tra le numerose strutture che vengono proposte.

Il primo step dal quale partire per organizzare un evento aziendale è decidere la sua tipologia, le attività che verranno proposte e gli obiettivi che si desiderano raggiungere.

Le 3 regole base per scegliere la cornice ideale del tuo evento

Lo spazio perfetto per i tuoi eventi, che si tratti di un piccolo meeting fino al grande congresso e tour itinerante, dovrebbe avere queste caratteristiche principali:

  • cura e precisioneun ambiente pulito e ben tenuto infonde subito un senso di accuratezza nei partecipanti all’evento e da un’immagine dell’azienda seria ed efficiente. Anche se l’evento dovesse essere organizzato su strada, è importante che sia coinvolto del personale di pulizia specializzato che si occupi di preparare l’area di occupazione (pulendo dove necessario ed eliminando oppure spostando eventuali oggetti che possano dare l’idea di trascuratezza);
  • servizi aggiuntivideposito bagagli, servizio guardaroba, servizi igienici, area bambini… a seconda della tipologia di ospiti presenti al tuo evento, assicurati che la location possa soddisfare le loro più disparate esigenze;
  • coerenzaun evento, soprattutto se tematico, dovrebbe essere organizzato in una location che ne accompagni il mood. Scegli spazi per eventi aziendali il più possibile coerenti con quello che vuoi trasmettere.

Come scegliere le locations eventi ideali per accogliere i tuoi ospiti: nell'immagine un brindisi tra diverse persone alla fine di un meeting aziendale

Quando organizzare un evento aziendale?

La scelta della data è il secondo step dal quale proseguire per valutare la location più adatta ad ospitare un evento aziendale.

Ogni stagione ha il proprio fascino e ci si può sbizzarrire nella ricerca di allestimenti insoliti e dalle estetiche più spettacolari per esaltare ogni ambientazione, sia indoor sia outdoor.

A seconda che il tuo evento si svolga nella stagione fredda oppure nei mesi più caldi dell’anno, si potranno valutare diverse soluzioni ma, anche se le temperature miti consentono di scegliere un luogo prevalentemente all’aperto, è importante valutare una location che dia la possibilità di spostare tutte le attività previste in zone riparate; soprattutto se ci dovessero essere repentini cambiamenti climatici.

La soluzione migliore, sia in autunno-inverno sia in primavera-estate, è organizzare l’evento in una location che fornisca spazi al coperto ma con ampie zone esterne e ombreggianti. Questo anche per dar modo ai partecipanti di potersi muovere liberamente a seconda delle proprie necessità, senza sentirsi chiusi in spazi limitati indipendentemente dal clima esterno.

Dove organizzare un evento aziendale?

Strutture come hotel, castelli e antiche ville per eventi situate in zone estremamente isolate, lussureggianti e immerse nel verde hanno sicuramente il loro fascino, ma comportano anche la necessità di prevedere un servizio di trasporto per i tuoi ospiti. Una scelta che si presta ad essere presa in considerazione se l’evento dura due o più giorni.

Sarebbe, di conseguenza, più semplice scegliere una location ubicata nelle immediate vicinanze delle principali vie di comunicazione e servita da servizi pubblici e privati, soprattutto se l’evento ha la durata di una giornata oppure di poche ore.

In ogni caso, metti a disposizione dei tuoi ospiti con anticipo:

  • l’indicazione esatta della posizione della location
  • i numeri di telefono di servizio taxi e di noleggio con conducente
  • i principali mezzi a disposizione per raggiungere il luogo dell’evento e il percorso da seguire (autostrade, linee metropolitane e di superficie, aeroporti, stazioni ferroviarie).

Quante persone parteciperanno all’evento aziendale?

Le strutture per eventi dovrebbero essere innanzitutto scelta in base al numero di partecipanti. Il successo di un evento, infatti, è dato anche dalla possibilità di far sentire a proprio agio le persone qualsiasi attività venga loro proposta:

  • se prevedi di organizzare la visione di slide oppure di tenere un discorso, è apprezzabile che tutti gli ospiti abbiano l’opportunità di sedersi;
  • se l’evento include delle pause più o meno lunghe, è fondamentale che ci siano sufficienti aree ristoro e confort zone anche per favorire il networking;
  • se la tipologia di evento implica la partecipazione di un numero di persone non quantificabile è importante scegliere una location che offra sale di dimensioni differenti, in modo da valutare a seconda dell’affluenza dove e come allestire le diverse attività.

Come scegliere le locations eventi ideali per accogliere i tuoi ospiti: nell'immagine diverse persone si apprestano a partecipare ad un evento aziendale

Koba Group, per offrirti soluzioni che possano stupire i tuoi ospiti, ti accompagna nella scelta delle locations eventi più adatte alle tue esigenze: dalle tipologie più classiche alle ambientazioni più prestigiose, versatili e anche stravaganti, siamo in grado di proporti strutture e spazi perfetti per i tuoi momenti, creando ambientazioni d’effetto con allestimenti studiati ad hoc.

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