Organizzazione auto raduni - Koba Group per MINI Italia: nell'immagine alcuni momenti del 5° Raduno FederClub MINI Italia

179 MINI, oltre 300 appassionati, panorami mozzafiato. Già questo potrebbe essere sufficiente per una giornata memorabile, ma si dice che 3 sia il numero perfetto!
Si è concluso un mese fa il 5° Raduno FederClub MINI Italia, che ha visto gli appassionati MINI ritrovarsi per il consueto appuntamento e festeggiare la mitica MINI, che quest’anno spegne 60 candeline.

KOBA Group ha voluto rendere omaggio alla vettura che da più di mezzo secolo è un’icona di divertimento e relax: dal 2013 gestiamo la segreteria operativa di FederClub MINI Italia, l’organizzazione che riunisce tutti i Club del Paese e che ad oggi conta più di 1600 appassionati, e per quest’anno abbiamo pensato ad un evento che facesse emergere tutto la grinta di questa piccola “sportiva” e dei suoi estimatori.

Dal 14 al 16 giugno abbiamo portato sui Colli Euganei (nello specifico: Padova, Acqua Petrarca, Galzignano Terme e Mira), 179 MINI e oltre 300 persone, per un weekend all’insegna del divertimento in puro stile MINI, unendo passione, emozione e adrenalina.

Dal progetto creativo all’allestimento, l’organizzazione del 5° Raduno FederClub MINI Italia

L’organizzazione di auto e moto raduni per noi di KOBA Group è sempre motivo di grande orgoglio, consapevoli però che questa tipologia di attività richiede un lavoro inimmaginabile. Soprattutto nelle fasi precedenti al raduno, la pianificazione deve essere studiata nei minimi dettagli.

Organizzare eventi che prevedono un alto numero di persone e lo sviluppo delle attività in luoghi pubblici, necessita della richiesta di permessi particolari ai comuni ospitanti, polizze assicurative e la supervisione, in alcuni casi, di unità di soccorso e sorveglianza. Fondamentale, per questo motivo, che si stabilisca un team lavorativo completamente dedicato al progetto.

Le fasi per organizzare un raduno automotive

Per l’organizzazione del 5° Raduno FederClub MINI Italia, è stata affidata a KOBA Group tutta la gestione dell’evento a 360°: dall’idea creativa alla comunicazione dell’evento stesso. Una bella sfida che ci ha lasciato grandi emozioni e idee per il futuro. Vediamo insieme nel dettaglio tutte le fasi che ci hanno permesso di regalare agli appassionati MINI un weekend all’insegna dell’entusiasmo che li contraddistingue.

  1. Pianificazione del programma: attraverso un briefing con il cliente (inserire link https://www.koba-group.it/briefing-aziendale-per-organizzare-un-evento/), abbiamo stabilito gli obiettivi del raduno MINI che, quest’anno, aveva come tema anche il 60° compleanno di MINI. Dalla definizione degli obiettivi abbiamo proseguito con il determinare le attività aggregative che si sarebbero conseguite durante la tre giorni (momenti di ristoro, di svago, gare a cronometro e sfilata nelle diverse località).
  2. Scelta della location: un punto cruciale da definire subito, anche per avere il tempo sufficiente per richiedere i dovuti permessi, per scegliere il percorso più idoneo ad ospitare un contingente di persone e vetture considerevole, oltre che per definire la struttura più adatta al soggiorno di gruppi numerosi.
  3. Allestimenti: come far emergere un brand anche se noto e, in questo caso, che riunisce già i suoi estimatori? Con allestimenti personalizzati pensati, realizzati e collocati strategicamente.
  4. Gestione accrediti: fondamentale in un raduno è saper gestire in modo ordinato e veloce le iscrizioni ed attività quali distribuzione di gadget, eventuale ritiro di quote e/o consegna di materiale informativo, disposizione dei partecipanti etc… D’obbligo, di conseguenza, fare un sopralluogo delle diverse location e scegliere punti strategici.
  5. Gestione del personale: un altro elemento cruciale e fondamentale è la scelta dello staff che si occuperà della gestione in loco dell’evento, il quale dovrà essere adeguatamente formato prima del raduno per essere successivamente il più scrupoloso possibile e saper anticipare le esigenze di ogni partecipante.
  6. Gestione logistica: per il trasporto del materiale di supporto nelle diverse location, è necessario pianificare accuratamente la movimentazione logistica e assicurarsi della loro catalogazione ed ingombro.
  7. Comunicazione dell’evento: per raggiungere gli oltre 1600 appassionati che ad oggi sono iscritti al FederClub MINI, abbiamo realizzato un sito web dedicato, collegato ai social Facebook e Instagram. Attraverso le piattaforme è stato possibile comunicare tutti i dettagli dell’evento prima, durante e dopo il raduno. Strumenti indispensabili per anticipare l’evento e raccogliere successivamente, oltre alle impressioni individuali, anche video, foto ed emozioni rendendole, così, indimenticabili.

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